Товар из Китая пришёл без документов по госзакупкам: что делать — пошагово

Ситуация знакомая многим поставщикам: вы выиграли тендер, заказали товар в Китае, он приехал — а документов нет. Нет технического паспорта на русском, нет сертификата, на приборах нет поверки. До срока поставки — пара недель, заказчик без документов товар не примет.

Паниковать рано. В большинстве случаев недостающее можно оформить в Казахстане, а часть документов обязан прислать завод. Главное — знать, что именно требуется, и действовать в правильном порядке.

Пример, который пройдёт через всю статью. Ержан, ТОО из Алматы, выиграл поставку для колледжа: 20 электроплит для учебной столовой и 10 электронных весов. В техспецификации написано: «весы внесены в реестр ГСИ РК, с действующей поверкой». Товар пришёл из Китая с коробками, накладной и инструкцией на китайском — больше ничего.

---

Какие документы нужны на импортный товар по госзакупкам

Список задаёт не заказчик «по настроению», а типовой договор поставки из Правил госзакупок № 687. При поставке поставщик передаёт заказчику:

Паспорт и сертификат качества не нужны, если всё необходимое написано на самом товаре или упаковке. Сертификат соответствия не нужен для товаров, которые не подлежат обязательному подтверждению соответствия.

---

Шаг 1. Не паникуйте и посчитайте сроки

Сначала откройте договор и посмотрите дату поставки. Затем посчитайте, сколько у вас дней. Это определяет весь план.

Почему это важно: за просрочку поставки типовой договор начисляет неустойку 0,1% в день — от суммы договора или от суммы неисполненной части, но не больше 15% суммы договора. Если просрочка больше 15 календарных дней, заказчик вправе расторгнуть договор в одностороннем порядке. А расторжение за неисполнение — это риск попасть в реестр недобросовестных поставщиков на 24 месяца.

Пример. У Ержана договор на 6 000 000 ₸, до поставки осталось 20 дней. Каждый день просрочки обойдётся в 6 000 ₸, а через 15 дней просрочки колледж сможет расторгнуть договор. Значит, документы нужно собрать за 3 недели.

---

Шаг 2. Что срочно запросить у китайского завода

Многие документы есть у завода — просто их никто не попросил. Напишите поставщику сегодня же и запросите по списку. Ниже — как эти документы обычно называются по-английски, чтобы завод понял, о чём речь:

• Certificate of Quality или Quality Certificate — сертификат качества на партию;
• User Manual и Product Specification — инструкция и технические характеристики;
• Test Report — протоколы испытаний, если завод их проводил;
• Certificate of Origin — сертификат о происхождении;
• Packing List и Commercial Invoice — упаковочный лист и инвойс с моделями и серийными номерами;
• Calibration Certificate — сертификат калибровки, если товар — измерительный прибор.

Важно: типовой договор требует документ завода в оригинале или нотариально заверенной копией. Скан из мессенджера заказчик принять не обязан. Попросите завод отправить оригиналы курьерской службой — это несколько дней, а не недель.

▸Можно ли самому сделать технический паспорт, если завод его не дал?

Перевести паспорт или инструкцию завода на казахский и русский языки — можно и нужно: этикетки, маркировка и инструкции на импортный товар должны сопровождаться переводом на государственный и русский языки, расходы несёт импортёр.

А вот придумать паспорт с нуля от имени завода нельзя. Типовой договор требует документ, выданный заводом-изготовителем: паспорт, сертификат качества или иной документ завода с комплектностью, характеристиками и правилами эксплуатации. Документ «от завода», которого завод не выдавал, — это недостоверные сведения со всеми последствиями.

Что делать на практике:

1. Получите от завода любой его документ с характеристиками, комплектностью и гарантией — с печатью и подписью.
2. Сделайте перевод.
3. Передайте заказчику оригинал документа завода (или его нотариальную копию) вместе с переводом.

▸Сертификат CE подойдёт?

Как документ для поставки в Казахстан — нет. CE — европейская маркировка, она подтверждает соответствие требованиям Евросоюза. В Казахстане действуют технические регламенты ЕАЭС, и при поставке по типовому договору нужен сертификат соответствия или декларация ЕАЭС (или казахстанский документ об оценке соответствия).

Но протоколы испытаний к CE полезны: они помогут органу по сертификации и лаборатории быстрее разобраться в товаре. Попросите их у завода.

Если техспецификация конкретного заказчика прямо допускает CE (так бывает в закупках некоторых компаний квазигоссектора по их собственным правилам) — это условие именно той закупки. Читайте документацию.

---

Шаг 3. Оформите сертификат или декларацию ЕАЭС в Казахстане

Если товар подлежит обязательному подтверждению соответствия, без сертификата или декларации заказчик его не примет.

Сначала проверьте: может быть, документ уже есть. Товары, на которые нужен сертификат или декларация, обычно не выпускают на таможне без этих документов. Если товар ввозил импортёр или таможенный брокер, попросите у них документ, по которому товар прошёл таможню.

Если документа действительно нет — оформите его:

1. Определите техрегламент — по нему ясно, нужен сертификат или декларация. Для электроплит Ержана это техрегламенты о низковольтном оборудовании и электромагнитной совместимости.
2. Выберите орган по сертификации, аккредитованный на ваш товар. Например, НацЭкС — у него 17 филиалов, — или любой другой аккредитованный орган.
3. Заявитель — ваша компания. Оформлять сертификат и декларацию в ЕАЭС может только ИП или юрлицо, зарегистрированное в стране Союза: изготовитель, продавец или импортёр. Китайский завод сам этого сделать не может.
4. Оформите документ на партию — на то количество, что пришло, по инвойсу и упаковочному листу. Это обычно быстрее, чем сертификат на серийный выпуск.
5. Предоставьте образцы для испытаний и документы от завода.
6. Получите сертификат или зарегистрируйте декларацию — они попадут в реестр, а копию, заверенную своей подписью, вы передадите заказчику.

Подробно о видах документов — в статье Сертификаты для тендера простыми словами.

Пример. Ержан обращается в орган по сертификации и оформляет декларацию ЕАЭС на партию из 20 электроплит. Заявитель — его ТОО, основа — испытания образца и инструкция завода. Пока идут испытания, завод высылает курьером сертификат качества и паспорт на английском — Ержан заказывает их перевод.

🔎 Свежие тендеры — обновляются каждый день: Алматы · Астана · Шымкент · Караганда · Актобе · Атырау · весь Казахстан

Не хотите проверять вручную? Получайте такие тендеры бесплатно в Telegram → 7 дней бесплатно, карта не нужна.

---

Шаг 4. Если это измерительный прибор — поверка в Казахстане

Весы, термометры, манометры, счётчики, анализаторы — всё, что измеряет с нормированной точностью, — это средства измерений. Если заказчик требует прибор «из реестра ГСИ, с поверкой», нужно пройти два барьера:

1. Тип прибора должен быть в реестре государственной системы обеспечения единства измерений.
2. Каждый прибор должен пройти первичную поверку у аттестованного поверителя аккредитованной лаборатории в Казахстане. Результат — клеймо и сертификат о поверке.

Китайская калибровка поверку не заменяет. Поверку проводят аттестованные поверители аккредитованных юридических лиц по методике поверки, зарегистрированной в реестре.

Пример. Ержан находит модель своих весов в реестре ГСИ — её тип уже утвердили по заявке другого импортёра. Значит, ему нужна только первичная поверка: он сдаёт 10 весов в аккредитованную лабораторию с паспортом, инструкцией и методикой поверки. Сертификаты о поверке выдают не позднее 15 рабочих дней после поверки.

Если типа прибора в реестре нет, путь дольше: испытания для утверждения типа, утверждение типа партии или метрологическая аттестация. Всё это пошагово разобрано в отдельной статье: Поверка и реестр ГСИ: как продать прибор из Китая по госзакупкам.

---

Шаг 5. Сертификат о происхождении из Китая

По договорам дороже 1 000 МРП (4 325 000 ₸ в 2026 году) к импортному товару нужен оригинал или копия сертификата о происхождении, выданного уполномоченным органом или организацией страны вывоза.

В Китае сертификаты о происхождении на экспорт обычно оформляет экспортёр через уполномоченные организации — например, Китайский совет по содействию международной торговле (CCPIT) или таможенные органы. Поэтому просить сертификат нужно у завода или экспортёра, а лучше — до отгрузки. Возможно ли оформить его после отгрузки, решает китайская сторона — уточняйте у завода сразу.

---

Шаг 6. Если медицинское изделие — нужна регистрация

Медицинские изделия, в том числе ввозимые, подлежат государственной регистрации в Казахстане: по её итогам выдаётся регистрационное удостоверение. Без него медизделие нельзя ввозить и продавать, и никакой сертификат его не заменит. Если в изделии есть измерительная часть (тонометр, термометр, весы медицинские), обычно нужны и регистрация, и метрологические документы.

Регистрация — это долго. Её нельзя «успеть» за срок поставки: проверяйте наличие регистрационного удостоверения до подачи заявки.

---

Не успеваете к сроку: что делать

1. Сразу письменно сообщите заказчику: что задерживается, почему и когда будут документы. Молчание — худший вариант.
2. Поставьте то, что готово. Неустойку при частичном исполнении считают от суммы неисполненных обязательств — каждый принятый товар уменьшает её базу.
3. Предложите лучшую замену. Закон о госзакупках разрешает изменить договор, если поставщик при неизменной цене за единицу предлагает лучшие качественные или технические характеристики. Если у дистрибьютора в Казахстане есть аналог получше и с документами, это может спасти договор — но только по согласию заказчика.
4. Не подделывайте документы. Недостоверные сведения — прямой путь в реестр недобросовестных поставщиков.

▸Форс-мажор подойдёт, если завод не прислал документы?

Нет. Форс-мажор — это чрезвычайные и непредотвратимые обстоятельства. Забывчивость или задержка поставщика к ним не относятся. Документы — ваша зона ответственности как поставщика.

---

Как не попасть в эту ситуацию в следующий раз

Готовый список документов для контракта с заводом — с текстом письма на английском — в статье Документы на товар из Китая для госзакупок. Как заложить эти расходы в цену — в статье Как рассчитать цену заявки.

---

Как SmartZakup помогает

• ИИ-анализ документации сразу показывает, какие документы требует техспецификация: сертификаты, реестр ГСИ, поверку, регистрационные удостоверения, — до того, как вы закажете товар.
• История цен и победителей помогает понять, хватит ли маржи на сертификацию и поверку.
• Новые закупки по вашим словам приходят в Telegram в день публикации — больше времени на подготовку документов.

👉 Настроить фильтр бесплатно — займёт пару минут.

---

Частые вопросы

Что делать, если товар из Китая пришёл без документов?

Посчитайте дни до срока поставки, запросите у завода оригиналы паспорта или сертификата качества и Certificate of Origin, оформьте в Казахстане сертификат или декларацию ЕАЭС на партию, а для измерительных приборов пройдите первичную поверку. Если не успеваете — письменно предупредите заказчика.

Можно ли самому сделать технический паспорт на китайский товар?

Перевести документы завода на казахский и русский языки можно и нужно. Но типовой договор требует документ, выданный заводом-изготовителем: паспорт, сертификат качества или иной документ завода в оригинале или нотариально заверенной копией.

Действует ли сертификат CE в Казахстане?

Нет, CE — европейская маркировка. В Казахстане нужен сертификат соответствия или декларация о соответствии техрегламентам ЕАЭС.

Кто может оформить сертификат ЕАЭС на товар из Китая?

Заявителем может быть только ИП или юрлицо, зарегистрированное в стране ЕАЭС: изготовитель, продавец или импортёр. Например, ваша компания как поставщик.

Признаётся ли китайская поверка в Казахстане?

Нет. Поверку проводят аттестованные поверители аккредитованных лабораторий в Казахстане, а тип прибора должен быть внесён в реестр ГСИ.

Какая неустойка за просрочку поставки по госзакупкам?

По типовому договору поставки — 0,1% в день, но не больше 15% суммы договора. При просрочке больше 15 календарных дней заказчик вправе расторгнуть договор в одностороннем порядке.

---

🔎 Свежие тендеры — обновляются каждый день: Алматы · Астана · Шымкент · Караганда · Актобе · Атырау · весь Казахстан

Получать новые тендеры по своим словам бесплатно → SmartZakup пришлёт их в Telegram в день публикации. 7 дней бесплатно, карта не нужна.

---

Читайте также

• Тендер «заточен» под конкретного поставщика: 9 признаков и что с этим делать законно
• Тендеры на строительство и ремонт (СМР): что важно проверить подрядчику
• Демпинг в госзакупках: какая цена считается демпинговой и что такое антидемпинговая сумма

---

Итог

Товар без документов — не приговор, если действовать быстро:

1. Документ завода — паспорт или сертификат качества — только от завода, в оригинале или нотариальной копии, плюс перевод.
2. Сертификат или декларация ЕАЭС — оформляете вы как заявитель в аккредитованном органе, обычно на партию.
3. Поверка — для приборов: тип в реестре ГСИ и первичная поверка в Казахстане.
4. Сертификат о происхождении — от китайской стороны, по договорам дороже 4 325 000 ₸.
5. Не успеваете — пишите заказчику сразу, поставляйте частями, не подделывайте ничего.

А чтобы в следующий раз всё было готово заранее, проверяйте требования к документам ещё до заявки — весь путь описан в полном гайде по первому тендеру.