Бухгалтерия поставщика госзакупок без страха: 4 дела ИП после каждого тендера

«Выиграю тендер — а потом налоговая, отчёты, штрафы…» Этот страх останавливает многих. На деле у ИП на упрощённой декларации вся «бухгалтерия» по госзакупкам сводится к четырём понятным делам. Разберём их на примере.

Пример. Ерлан — ИП на упрощёнке, работников нет. Он выиграл ЗЦП на поставку халатов для больницы на 2 000 000 ₸, поставил товар 10 ноября, больница подписала акт 12 ноября и оплатила 1 декабря.

---

Четыре дела — и всё

Больше ничего обязательного по самим тендерам у ИП на упрощёнке без работников нет. Ниже — каждое дело подробно.

---

Дело 1. После каждой поставки — электронный счёт-фактура (ЭСФ)

ЭСФ — это электронный документ о продаже: кто, кому, что и на какую сумму продал. Многие думают, что его выписывают только плательщики НДС. Это не так: Налоговый кодекс прямо обязывает выписывать счета-фактуры и ИП на упрощённой декларации.

Срок: не раньше даты поставки и не позднее 15 календарных дней после неё.

Пример Ерлана. Поставка — 10 ноября. ЭСФ нужно выписать с 10 по 25 ноября. Удобнее всего — сразу после того, как больница подписала акт, 12 ноября.

▸Как выписать ЭСФ — пошагово

1. Зайдите на esf.gov.kz (информационная система электронных счетов-фактур) и войдите по ЭЦП. В первый раз нужно зарегистрироваться — тоже по ЭЦП.
2. Создайте новый счёт-фактуру.
3. Получатель — заказчик: введите его БИН из договора, название подтянется само.
4. Товары, работы или услуги — наименование, количество, цена, сумма. Пишите так же, как в договоре.
5. Реквизиты договора — номер и дату договора о госзакупках.
6. Проверьте сумму: она должна совпадать с договором и актом.
7. Подпишите ЭЦП и отправьте.

Если ошиблись — выписывается исправленный ЭСФ. Поэтому лучше один раз аккуратно сверить данные с договором, чем потом исправлять.

▸Что такое СНТ и нужна ли она мне

СНТ — сопроводительная накладная на товары. Это электронный документ, который сопровождает перемещение отдельных видов товаров. Для таких товаров ЭСФ выписывается уже на основе СНТ.

Нужна она не для всех товаров. Если вы поставляете продукцию из перечня, для которого требуется СНТ, — оформите её в той же системе до отгрузки. Если не уверены, относится ли ваш товар к такому перечню, уточните в справочнике системы ЭСФ или у бухгалтера до первой поставки.

---

Дело 2. Каждый месяц — социальные платежи за себя

ИП ежемесячно платит за себя пенсионные взносы, социальные отчисления и взносы на медицинское страхование. Их считают от дохода, который вы заявляете, но не меньше минимального.

Ориентир на 2026 год при минимальной базе — около 21–22 тысяч ₸ в месяц. Обычно их платят до 25 числа следующего месяца.

Как не забыть: в приложениях банков есть шаблон «платежи ИП за себя» и автоплатёж. Включите его один раз — и это дело закрыто.

▸А если у меня появятся работники?

С работниками добавляются ежемесячные обязанности: удерживать подоходный налог из зарплаты, платить за работников пенсионные взносы, социальные отчисления и взносы на медстрахование, сдавать отчётность по ним.

Это уже то место, где обычно подключают бухгалтера — хотя бы приходящего. Ошибки в зарплатных налогах дорого стоят, а бухгалтер на аутсорсе обходится дешевле штрафов.

---

Дело 3. Раз в полгода — упрощённая декларация и налог

Налоговый период на упрощёнке — полгода. Налог — 4% с дохода (маслихат вашего города мог изменить ставку от 2% до 6%).

Пример Ерлана. Больница заплатила 2 000 000 ₸ 1 декабря — это доход второго полугодия. До 15 февраля он сдаёт декларацию, до 25 февраля платит 2 000 000 × 4% = 80 000 ₸. Если в том же полугодии были другие продажи — они суммируются.

Декларацию сдают в кабинете налогоплательщика или в приложении E-Salyq Business. Доход удобно сверить по банковской выписке и выписанным ЭСФ.

▸Обеспечение заявки и договора — это доход?

Нет. Обеспечение — это ваши собственные деньги, которые временно заблокировали, а потом вернули. Возврат обеспечения заявки, обеспечения договора или антидемпинговой суммы — это возврат ваших средств, а не оплата за товар.

Доход — это то, что заказчик заплатил вам по договору за поставленный товар, выполненную работу или оказанную услугу.

🔎 Свежие тендеры — обновляются каждый день: Алматы · Астана · Шымкент · Караганда · Актобе · Атырау · весь Казахстан

Не хотите проверять вручную? Получайте такие тендеры бесплатно в Telegram → 7 дней бесплатно, карта не нужна.

---

Дело 4. По каждому договору — папка документов

Заведите на компьютере или в облаке папку на каждый выигранный тендер. Если налоговая или заказчик что-то спросят, всё будет под рукой.

---

Как это выглядит по датам: путь одного тендера

---

Нужна ли касса?

Когда госзаказчик платит безналично на ваш банковский счёт по договору, кассовый аппарат для этого расчёта обычно не нужен. Касса нужна, если вы принимаете наличные или оплату картой от обычных покупателей — например, если параллельно торгуете в магазине.

▸А если я ТОО или плательщик НДС?

Тогда бухгалтерии больше, и без бухгалтера обычно не обойтись:

• ТОО обязано вести бухгалтерский учёт и составлять финансовую отчётность;
• плательщик НДС выписывает ЭСФ с НДС, следит за НДС к вычету по счетам своих поставщиков и сдаёт декларацию по НДС;
• общий режим требует подтверждать расходы документами, потому что налог считается с прибыли.

Поэтому многие начинают с ИП на упрощёнке — а когда оборот и команда вырастают, переходят на ТОО и берут бухгалтера. Как налоги влияют на прибыль — в статье Налоги поставщика в госзакупках.

---

Когда точно нужен бухгалтер

• у вас появились работники;
• вы ТОО или плательщик НДС;
• вы на общем режиме налогообложения;
• вы импортируете товары;
• договоров стало больше, чем вы успеваете аккуратно вести сами.

До этого момента ИП на упрощёнке без работников вполне справляется сам — по чек-листу ниже.

---

Чек-лист бухгалтерии поставщика

• ✅ Регистрация на esf.gov.kz по ЭЦП
• ✅ ЭСФ — не позднее 15 календарных дней после каждой поставки
• ✅ Автоплатёж социальных платежей за себя в приложении банка
• ✅ Напоминания: 15 августа и 15 февраля — декларация, 25-го — налог
• ✅ Папка документов на каждый договор
• ✅ Доход в декларации сверен с выпиской банка и ЭСФ

---

Частые вопросы

Нужно ли ИП на упрощёнке выписывать ЭСФ по госзакупкам?

Да. Налоговый кодекс обязывает выписывать счета-фактуры и налогоплательщиков на упрощённой декларации. Срок — не позднее 15 календарных дней после поставки.

Как часто ИП на упрощёнке сдаёт отчётность?

Упрощённую декларацию — раз в полгода: до 15 августа за первое полугодие и до 15 февраля за второе. Налог платят до 25 числа того же месяца.

Считается ли возврат обеспечения заявки доходом?

Нет. Обеспечение — это ваши собственные деньги, которые временно заблокировали и вернули. Доход — это оплата по договору.

Нужен ли ИП бухгалтер для участия в госзакупках?

ИП на упрощёнке без работников обычно справляется сам: ЭСФ после поставок, социальные платежи и декларация раз в полгода. Бухгалтер нужен, когда появляются работники, НДС, общий режим или ТОО.

---

🔎 Свежие тендеры — обновляются каждый день: Алматы · Астана · Шымкент · Караганда · Актобе · Атырау · весь Казахстан

Получать новые тендеры по своим словам бесплатно → SmartZakup пришлёт их в Telegram в день публикации. 7 дней бесплатно, карта не нужна.

---

Читайте также

• Тендер «заточен» под конкретного поставщика: 9 признаков и что с этим делать законно
• Тендеры на строительство и ремонт (СМР): что важно проверить подрядчику
• Демпинг в госзакупках: какая цена считается демпинговой и что такое антидемпинговая сумма

---

Итог

Бухгалтерия — не причина бояться тендеров. Для ИП на упрощёнке это четыре дела: ЭСФ после каждой поставки, ежемесячные платежи за себя, декларация раз в полгода и аккуратная папка документов.

Весь путь до первого договора — в полном гайде по первому тендеру, а находить свои закупки поможет SmartZakup: новые лоты по вашим словам приходят в Telegram в день публикации.